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接听电话的礼仪

2018-10-30 10:13:27      点击:

接电话的礼仪:本人受话

本人受话,就是自己亲自接听别人打给自己的电话。自己接听电话的时候,按照电话职场礼仪的要求,需要注意三个问题:

(1)接听及时

接听电话是不是及时,实质上也反映着一个商务人员待人接物的真实态度。一般的情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话。但要避免在电话刚刚响起就接电话,否则说不准会让对方吓一跳。当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起的话,在接起电话后首先要说声:“对不起,让您久等了!”

(2)应对谦和

接电话的时候,受话人要努力使自己的所作所为合乎礼仪,要注意:

拿起话筒后,首先就要问好,然后自报家门。向打电话的人问好,一是出于礼貌,二是为了说明有人在接听。严禁以“喂”字开头,因为“喂”表示是希望先知道对方是谁,在等着对方告诉你。而且,如果“喂”时语气不好,就极容易让人反感。所以,接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”。如果对方首先问好,就要立即问候对方,不要一声不吭,故弄玄虚。

至于要自报家门,则是为了告诉对方,这里是哪个公司或是哪个部门或是具体哪一位。

通话的时候,不应该心不在蔫,更不要把话筒放在一旁,任其“自言自语”。在通话过程中,对打电话的人的态度要谦恭友好,尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候,更要表现得不卑不亢、热情亲切。

通话终止的时候,不要忘记向发话人说声“再见”。如通话因故暂时中断后,要等候对方再拨进来。对于重要的顾客或上级,要主动拨回去。不要扬长而去,也不要为此而责怪对方。

接到误拨进来的电话,需要耐心、简短地向对方说明。如有可能,还要给对方提供必要的帮助,或者为其代转电话就行了,不要生气动怒,甚至出口伤人。

(3)主次分明

接听电话的时候,要暂时放下手中的工作,不要和其他人交谈,或做其他事情。如果正在和别人谈话,要示意自己接电话,一会在说,并在接完电话后向对方道歉。同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。

但如果目前的工作非常重要,那么就要在接到电话后向来电者说明原因,表示歉意,并再约一个具本时间,到时候自己再主动打过去,当然要在通话的开始,再次向对方致歉。

作为商务人员来说,既然再忙,都不要拨下电话线,对外界进行隔绝。也不要在接电话的时候以忙为借口敷衍了事。

职场上代接电话的礼仪

职场礼仪之代接电话  每个人都会经常为同事代接、代转电话。代接、代转电话的时候,尤其需要注意礼尚往来、尊重隐私、记忆准确、传达及时等四个方面的问题。

(1)礼尚往来

接电话的时候,假如对方所找的不是你,不要表现得失望和不乐意的情绪,也不要拒绝对方代找别人的请求,尤其是不要对对方所要找的人口有微辞。更不能因为个人感情就硬要对方要找的人是“没有这个人”。同事之间互相代接电话,也是互利互助的事情,所以要讲究礼尚往来,有来有往。

(2)尊重隐私

代接电话,不要充当“包打听”的角色,不要向来电者询问对方和他所找之人的关系。当打电话的人有求于己,要求转达某事给某人的时候,要诚实守信、不曲解意思的转告,而且没必要对不相干的人提及。

当所要找的人就在附近,也不要大呼小叫而闹得满城风雨。当别人来接电话的时候,不要进行“旁听”,更不要插嘴。

在没有授权的情况下,不要随便说出对方所要找的人的行踪、私人手机号码。

(3)准确记录

如果要找的人不在,要先向来电者说明,再问对方需不需要帮忙转达。对于来电者要求转达的具体内容,最好认真做好笔录。在对方讲完之后,还要重复一遍,以验证自己的记录是否正确无误。记录别人电话,要认真记下包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等几项内容。

(4)及时传达

当接到寻找别人的电话,先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。如果对方不愿讲第一个问题,也不必勉强。如果对方要找的人不在,应该先以实相告,再询问对方有什么事情。

如果要找的人就在旁边,要立即通知。如果答应替打电话者代为传话,就要尽快落实,不要置之脑后,或是存心拖延时间。

不到万不得己的时候,不要把代人转告的内容,再托付其他人转告。否则,既容易使内容走样,还容易耽误时间。